3 intelligente Möglichkeiten, externe Dokumente in Microsoft 365 zu integrieren

In der heutigen schnelllebigen Arbeitsumgebung benötigen Mitarbeiter schnellen und einfachen Zugriff auf Dokumente — unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Moderne Tools wie Microsoft 365, Azure und die KI-gestützte Suche können die Suche nach Dateien konsolidieren und vereinfachen und so die Produktivität und Zusammenarbeit steigern. In diesem Beitrag wird beschrieben, wie wir unseren Kunden helfen, Dokumente mithilfe von Azure-Diensten und Microsoft 365 effektiver zu verwalten.

Kernanwendungsfälle: Einfacher Zugriff, Suchen und Auffinden

1. Eine einzige Quelle der Wahrheit
   • Dokumente befinden sich häufig an verschiedenen Orten: gemeinsam genutzten Laufwerken, persönlichen OneDrives, lokalen Servern oder sogar verstreut auf verschiedenen Cloud-Speichern.
   • Ziel ist es, eine einheitliche Ansicht zu bieten, damit Benutzer keine Zeit mit der Suche nach Dateien verschwenden.
2. Intelligente Suche und Entdeckung
   • Der ordnerbasierte Ansatz scheitert oft in großem Maßstab. Mitarbeiter benötigen eine intuitive, KI-gestützte Suche, um schnell relevante Dokumente zu finden.
   • Durch die Integration von Lösungen wie Microsoft Search oder Azure AI Search wird das Auffinden von Inhalten schneller und genauer.
3. Optimierte Zusammenarbeit
   • Wenn Sie sicherstellen, dass Teams Dateien in Echtzeit gemeinsam erstellen und gemeinsam nutzen können, können Sie den Versionsverlauf verwalten und Unklarheiten vermeiden.
   • Die nahtlose Integration mit Microsoft 365-Tools (Teams, Outlook usw.) sorgt für effiziente Arbeitsabläufe.

Mögliche Lösungsansätze

Wenn es darum geht, bestehende oder externe Dokumentablagen mit dem Microsoft 365-Ökosystem zu verknüpfen, ziehen wir in der Regel drei Hauptansätze in Betracht. Diese Optionen eignen sich ideal für die Modernisierung Ihrer Dokumenten-Workflows, da sie leistungsstarke Microsoft- und Azure-Dienste nutzen:

• Dokumente direkt in Microsoft 365 mit Azure Data Lake Storage integrieren
• Verwenden von Azure AI Search mit einem benutzerdefinierten Frontend
• Verwenden von Azure AI Search mit Power Apps

Wir haben uns für diese Optionen entschieden, da jede eine einzigartige Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, KI-Funktionen und nahtloser Integration in die breitere Microsoft-Umgebung bietet. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie die einzelnen Ansätze funktionieren.

Option A: Microsoft 365-Integration

• So funktioniert's: Speichern Sie Dokumente in Azure Storage (oder einem anderen unterstützten Ort) und verwenden Sie Microsoft Search Connectors, um Inhalte direkt in Microsoft 365 (SharePoint, Office.com, Teams) zu indizieren und anzuzeigen.
• Warum sollten Sie das in Betracht ziehen:
  • Vertraute Benutzeroberfläche in Microsoft 365.
  • Zentralisierte Sicherheit, Compliance und Benutzerverwaltung über Azure AD.
  • Minimaler Entwicklungsaufwand über die Konfiguration hinaus.

Option B: Azure AI Search + Benutzerdefiniertes Frontend

• So funktioniert's: Nutzen Sie Azure AI Search, um Dokumente aus verschiedenen Quellen (Blob Storage, lokale Dateifreigaben usw.) zu indizieren. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Anwendung (Web oder Mobil), die eine Schnittstelle zum Suchindex bietet und erweiterte Suchfunktionen (OCR, Spracherkennung usw.) bietet.
• Warum sollten Sie das in Betracht ziehen:
  • Hochgradig anpassbares Benutzererlebnis.
  • Fortgeschrittene KI-Fähigkeiten für eine erweiterte Suche und Entdeckung.
  • Flexibilität bei der Integration mit anderen Azure-Diensten (z. B. Analysen, Sprachdienste).

Option C: Azure AI Search + Power Apps

• So funktioniert's: Ähnlich wie bei der zweiten Option, aber statt einer vollständig kundenspezifischen Entwicklung sollten Sie Power Apps als schnelle Anwendungsplattform verwenden. Dokumente werden von Azure AI Search indexiert, und Power Apps bietet die Oberfläche zum Suchen und Anzeigen.
• Warum sollten Sie das in Betracht ziehen:
  • Low-Code-Ansatz für schnelle Entwicklung und Bereitstellung.
  • Lässt sich problemlos in Microsoft 365 (Teams, SharePoint) und den Rest der Power Platform (Power Automate, Power BI) integrieren.
  • Ideal für Szenarien, in denen agile Lösungen ohne den Aufwand einer maßgeschneiderten Anwendung erforderlich sind.

So helfen wir Ihnen bei der Wahl der richtigen Strategie

Die Wahl des richtigen Pfades hängt von Ihrer Umgebung, den vorhandenen Tools und den spezifischen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Benutzererfahrung ab. So beraten wir unsere Kunden in der Regel:

1. Bedarfsanalyse
   • Wir beginnen mit der Bewertung Ihrer aktuellen Dokumentenlandschaft: Wo speichern Sie Dateien? Welche Tools sind vorhanden? Wie suchen Benutzer normalerweise nach Inhalten?
   • Auf der Grundlage dieser Ergebnisse identifizieren wir Herausforderungen in Bezug auf Suchrelevanz, Zusammenarbeit und Datenverwaltung.
2. Erkundung der Option
   • Wir besprechen die drei Hauptansätze (und manchmal auch andere spezielle Varianten), um die beste Lösung zu ermitteln.
   • Wir berücksichtigen Budget, Zeitplan, technische Komplexität und alle spezifischen Compliance-Anforderungen in Ihrer Branche.
3. Machbarkeitsnachweis (PoC)
   • Bei Bedarf entwickeln wir ein kleines Pilotprojekt, um zu überprüfen, wie schnell Benutzer Dokumente finden und im Rahmen jeder vorgeschlagenen Lösung zusammenarbeiten können.
   • Dies hilft, Anforderungen zu verfeinern und stellt sicher, dass die endgültige Lösung Ihre geschäftlichen Herausforderungen wirklich erfüllt.
4. Implementierung und Rollout
   • Sobald der Ansatz abgeschlossen ist, helfen wir bei der Bereitstellung und Konfiguration der Lösung und sorgen so für eine nahtlose Integration in Ihre Microsoft 365-Umgebung.
   • Wir bieten auch Schulungen und Schulungen an, damit Ihr Team bestens darauf vorbereitet ist, die Lösung im Laufe der Zeit zu warten und zu erweitern.

Sind Sie bereit, modernes Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen zu erkunden? Wir sind hier, um Ihnen bei der Bewertung dieser und anderer Optionen zu helfen und eine maßgeschneiderte Lösung zu finden, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Kontaktieren Sie uns noch heute um ein Gespräch darüber zu vereinbaren, wie Sie Ihre Dokumente mit Microsoft 365, Azure und KI-gesteuerter Suche mühelos zugänglich machen können.