In vielen Unternehmen kommen täglich zahlreiche E-Mails mit wichtigen Anhängen an. Diese Dateien manuell zu speichern, kostet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit. Mit Microsoft Power Automate lässt sich dieser Prozess effizient automatisieren, sodass Anhänge direkt in einen definierten SharePoint-Ordner gespeichert werden. Dies verbessert nicht nur die Produktivität, sondern sorgt auch für eine bessere Organisation und Archivierung von Dokumenten.
Ein konkretes Beispiel aus der Praxis
Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team regelmäßig Rechnungen, Berichte oder andere wichtige Dokumente per E-Mail erhält. Statt jede E-Mail manuell zu öffnen und die Anhänge zu speichern, sorgt ein automatisierter Workflow dafür, dass alle Anhänge automatisch in einem bestimmten SharePoint-Ordner landen. So bleibt Ihr Team fokussiert auf das Wesentliche.
Der fertige Flow
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung
Schritt 1: Erstellen eines neuen Flows in Power Automate
- Öffnen Sie Microsoft Power Automate und wählen Sie "Automatisierter Cloud-Flow".
- Definieren Sie den Auslöser als "Bei Erhalt einer neuen E-Mail".
Schritt 2: E-Mail-Anhänge verarbeiten
- * Aktivieren Sie die Option "Include Attachments" und "Only with Attachments", um sicherzustellen, dass nur E-Mails mit Anhängen verarbeitet werden.
Selected Steps do have a blue corners
Schritt 3: Schleife für Anhänge erstellen (Foreach)
- Fügen Sie eine Foreach-Schleife hinzu, um jeden Anhang individuell zu verarbeiten.
- Der Schleife werden die Anhänge als Parameter übergeben
The foreach loop receives all attachments as a parameter
Schritt 4: Bedingung zur Dateityp-Filterung hinzufügen
- * Verwenden Sie eine Bedingung (Condition Control), um nur Anhänge eines bestimmten Dateityps (z.B. PDF) zu speichern.
Schritt 5: Anhang in SharePoint speichern
- Wählen Sie die Aktion "Save File" und geben Sie den Pfad zu Ihrem SharePoint-Ordner an.
- Verwenden Sie dynamische Inhalte für File Nameund File Content. Wählen sie "Attachment-Name" für File Name und "Attachment-Content" für File Content aus.
Schritt 6: Benachrichtigung in Teams oder E-Mail senden (Optional)
- Fügen Sie die Aktion "Post Message in a Chat or Channel" hinzu, um Ihr Team über gespeicherte Anhänge zu informieren.
- Im Message Textfeld können sie wieder über dynamischen Inhalt anzeigen. Hier wird der Absender, der Betreff und der Anlagename im Teams Channel veröffentlicht.
Send message to teams
Die Automatisierung des Speicherns von E-Mail-Anhängen mit Microsoft Power Automate spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und sorgt für eine geordnete Datenstruktur. Durch die Integration von SharePoint und Teams entsteht ein nahtloser Workflow.
Probieren Sie diesen Workflow in Ihrem Unternehmen aus und erleben Sie selbst, wie viel effizienter Ihre Prozesse dadurch werden. Low Code Tools wie Microsoft Power Automate oder Logic Apps bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten, interne Prozesse zu automatisieren. Bei Fragen, Anregungen oder Herausforderungen stehen wir Ihnen gerne zur Seite.